カタログのマスターキーワードリストを設定しておくと、カタログ内のアイテム間、またカタログ間でキーワードの一貫性を保つことができます。 マスターキーワードリストを使うと、リストにあるキーワードだけをカタログ内で使用できるようにすることもできます。
マスターキーワードは、手動で入力することも既存のテキストファイルから読み込むこともできます。
注意: マスターキーワードは動的ではありません。 つまり、「カタログ管理」ダイアログボックスでマスターキーワードを変更したり削除しても、アイテム内のマスターキーワードは自動的には変更されません。
マスターキーワードリストにキーワードを追加するには
「カタログ」メニューから「カタログ管理...」を選択、 またはcommand+H（Macintosh）かCtrl+H（Windows）を押します。
「キーワード」タブをクリックして選択します。
ダイアログボックス一番上のテキストボックスに新しいキーワードを入力してから、「追加」ボタンをクリックします。
すでにリストにあるキーワードを入力した場合は、「追加」ボタンは灰色で表示され、使用できません。
マスターキーワードを追加し終えたら、「OK」ボタンをクリックします。 変更が保存されて、ダイアログボックスが閉じます。
マスターキーワードを変更/削除するには
「カタログ」メニューから「カタログ管理...」を選択、 またはcommand+H（Macintosh）かCtrl+H（Windows）を押します。
「キーワード」タブをクリックして選択します。
変更/削除するキーワードを選択してから、「変更...」または 「削除」ボタンをクリックします。
キーワードを変更する場合は、新しいキーワードを入力します。
マスターキーワードの操作を終えたら、「OK」ボタンをクリックします。 変更が保存されて、ダイアログボックスが閉じます。
注意: マスターキーワードリストからキーワードを削除しても、すでに割り当てられているキーワードはアイテムからは削除されません。
キーワードの書き出し/読み込み
カタログからマスターキーワードリストを書き出して、別のカタログに読み込むことができます。 これは、複数カタログ間でキーワードを共有する場合に便利です。 また、カタログから通常のカタログキーワードを書き出して、別のカタログのマスターキーワードリストに読み込んだ後、そのリスト内のキーワードを変更したり、追加または削除して、そのカタログに合ったマスターキーワードリストを作ることができます。
Portfolioでは、キーワードは、各キーワードが復帰文字で区切られているファイルとして書き出されるため、この形式のテキストファイルからマスターキーワードリストを読み込むこともできます。
マスターキーワードリストを書き出すには
書き出したいマスターキーワードを含むカタログを開きます。 このとき、管理者アクセス権が必要です（「カタログ」メニューから「アクセス権...」を選択して設定）。
「カタログ」メニューから「カタログ管理...」を選択、 またはcommand+H（Macintosh）かCtrl+H（Windows）を押してから、「キーワード」タブを選択します。
「書き出し...」をクリックします。
新しいカタログの名前と保存場所を指定し、「保存」をクリックします。
キーワードをマスターキーワードリストに読み込むには
キーワードを読み込むカタログを開きます。 このとき、管理者アクセス権が必要です（「カタログ」メニューから「アクセス権...」を選択して設定）。
「カタログ」メニューから「カタログ管理...」を選択、 またはcommand+H（Macintosh）かCtrl+H（Windows）を押してから、「キーワード」タブを選択します。
「読み込み...」をクリックします。
読み込みたいキーワードが保存されているテキストファイルを指定して、「開く」ボタンをクリックします。
キーワードがマスターキーワードリストに追加されます。
ヒント: キーワードを読み込んだ後、そのキーワードを使わないことにした場合は、「カタログ管理」ダイアログボックスで「キャンセル」ボタンをクリックします。 読み込んだキーワードは保存されず、ダイアログボックスが閉じます。
標準のカタログキーワードを書き出すには
書き出したいマスターキーワードを含むカタログを開きます （標準のキーワードを書き出すためには、特別なアクセス権は必要ありません）。
「カタログ」メニューから「カタログ設定...」を選択、 またはcommand+option+J（Macintosh）かCtrl+Shift+J（Windows）を押します。
「カタログ設定」ダイアログボックスの「統計」タブを選択します。
「統計」タブの「計算...」 ボタンをクリックします。
カタログキーワードリストが作成されます。 カタログに多数のレコードがある場合は、時間がかかる場合があります。
「キーワード書き出し...」をクリックします。
新しいカタログの名前と保存場所を指定し、「保存」をクリックします。
キーワードは、各キーワードが復帰文字で区切られる形式のテキストファイルに保存されるため、ほかのカタログのマスターキーワードリストに読み込むことができます。
キーワードの語句を分解して登録
Portfolioでは、複数の単語から成るキーワード語句を分解して登録するオプションがあります。 例えば、このオプションをオンにして「Mother and child」というキーワード語句を追加すると、「Mother and child」、「Mother」、「and」、「child」がキーワードとしてアイテムに追加されます。
このオプションを使わなかった場合、例えば「検索」ウインドウで検索対象を「キーワード」にし、検索文字列に「child」と入力したときは、検索キーを「を含む」にしないとそのアイテムを見つけることはできません。 一方、このオプションをオンにすると、検索キーを「で始まる」や「と一致する」にしても、見つけることができます。
「キーワードの語句を分解して登録する」オプションを使用可能/不可にするには: 「カタログ管理」ダイアログボックスの「キーワード」タブで「キーワードの語句を分解して登録」チェックボックスのオン/オフを切り替えます。 チェックマークが付いているときに、このオプションが使用されます。